南京财经大学校友会档案和证章管理制度
2016-05-15

一、档案管理

 1.校友会的档案由校友会秘书处办公室负责收集、整理和保管。

 2.归档的文件材料要求完整、准确,并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理,不得丢失或损毁。

 3.归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。

 上级主管部门的文件材料包括以下内容:

   (1)上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

   (2)上级主管部门颁发的本会要执行文件,以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件;

  (3)领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

   (4)上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

    本会的文件材料包括以下内容:

   (1)本会召开理事会、表彰大会的会议文件,以及各种音像材料;

   (2)本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等;

   (3)本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等;

   (4)本会的请示与上级部门的批复文件;

   (5)本会年检、考核、评先材料;

   (6)本会统计报表和统计分析资料;

   (7)本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料;

   (8)本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等;

   (9)本会的历史沿革、大事记、年鉴,反映本会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料;

   (10)本会历届理事会名册及志愿者名册;

   (11)本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件;

   (12)本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料;

   (13)其他具有保存价值的文件材料。

 4.校友会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引,便于决策者参考利用。

     5. 借阅档案要办理借阅手续,及时归还。

二、证章管理

 1.校友会法人登记证、组织机构代码证由校友会秘书长保管,并按规定按时接受江苏省教育厅和江苏省民政厅的年检。

 2.本校友会印章由秘书长保管。日常工作由秘书长主持,需盖本校友会印章的由秘书长负责。非日常工作范围内的重要事项的处理或重要文件的印发,必须报会长签署后加盖本校友会印章。

 3.本校友会登记证、组织机构代码证和本校友会印章应妥善保管,不得遗失或损坏,出现遗失、损坏或违规事件将追究当事人责任。

    附则

 本制度由南京财经大学校友会秘书处负责解释。

本制度自南京财经大学校友会理事会会议讨论通过后试行。